Respuesta corta. En un taller, lo que más tiempo roba no es reparar: es contestar. La foto que manda el cliente, el «¿cuánto me cuesta?», el «¿cuándo me la das?», el cobro y el «¿cómo va lo mío?» se pueden automatizar casi enteros. Estas son las cinco automatizaciones que montaríamos primero en un taller o un servicio técnico, qué hace cada una, qué sigue siendo del técnico y cuánto cuesta. Todas salen de un taller real: Repalass, en Molina de Segura.
El problema: el taller trabaja de recepcionista
En casi todos los talleres que vemos, cada reparación es una conversación de WhatsApp o una llamada. El cliente manda fotos, pregunta el precio, pregunta cuándo, pregunta otra vez cuándo, paga como puede y vuelve a preguntar si ya está. Cada mensaje es poco, pero juntos interrumpen al técnico todo el día.
La solución no es un chatbot que conteste cualquier cosa. Es ordenar el ciclo de la reparación (entrada, presupuesto, cobro, estados y entrega) para que el cliente se atienda solo en lo repetitivo y el taller decida en lo importante.
1. Entrada de encargos con fotos y precio orientativo
Qué hace. El cliente sube hasta cuatro fotos, marca el tipo de avería y ve un precio orientativo calculado con tus tarifas. El encargo llega a una cola donde el taller lo acepta o lo rechaza.
Por qué funciona. La foto llega ya ordenada, con los datos del cliente y lo que le pasa, en vez de perdida en un chat entre audios. Y el cliente sabe desde el principio por dónde irá el precio.
Lo que no se automatiza. El diagnóstico. El precio orientativo es eso, orientativo: lo confirma el técnico cuando ve la pieza.
En Repalass esta es la página de reparación de su tienda: fotos redimensionadas en el propio navegador, comparador de antes y después y estimador de precio en vivo.
2. Cita y presupuesto por WhatsApp, con tus precios
Qué hace. Un asistente de WhatsApp con IA contesta las preguntas de siempre (horario, plazos, qué arregláis y qué no), da cita según tu calendario y prepara un presupuesto orientativo con tus precios. Cuando el caso se complica o el cliente quiere hablar con alguien, pasa la conversación a una persona con el resumen hecho.
Lo que no se automatiza. Los presupuestos de averías complejas: el asistente los prepara y tú los apruebas. Y el cliente que prefiere llamarte sigue pudiendo llamarte.
Dos reglas que no negociamos. El asistente avisa de que es una IA, como exige el artículo 50 del Reglamento de IA, y no inventa: si no sabe algo, lo dice y lo pasa a una persona. Qué incluye y cuánto cuesta un asistente lo contamos en detalle en cuánto cuesta un asistente de WhatsApp con IA.
3. Cobro de la reserva y del saldo con enlace de pago
Qué hace. Al aceptar el encargo, el cliente recibe un enlace para pagar la reserva; al terminar, otro para el saldo. Si cobras en el mostrador (efectivo, Bizum o tarjeta), se registra en la ficha y la caja cuadra.
Por qué importa. Una reserva pagada filtra a quien no va a volver a por su pieza, y el cobro final deja de depender de perseguir a nadie.
Lo que no se automatiza. Los cobros sin registro. Si algo se cobra, queda apuntado; esa es precisamente la gracia.
4. Avisos en cada cambio de estado (adiós al «¿cómo va lo mío?»)
Qué hace. Cada reparación pasa por estados: recibida, en diagnóstico, presupuesto aceptado, en reparación, lista, enviada o recogida. En cada cambio, el cliente recibe un aviso por email o WhatsApp y puede consultar cómo va en un enlace de seguimiento, sin llamar.
En Repalass el ciclo tiene 11 estados con historial que no se puede borrar, y la base de datos comprueba cada cambio. Los avisos por email ya funcionan; WhatsApp está construido sobre la plataforma oficial, con 7 plantillas aprobadas por Meta, y en activación.
Cuánto cobra Meta. Un aviso con plantilla de utilidad cuesta 0,0166 € sin IVA en España (tarifas de Meta). Un taller con 120 reparaciones al mes y 3 avisos por reparación envía 360 avisos: 360 × 0,0166 € = 5,98 € al mes. Si el cliente te ha escrito en las últimas 24 horas, una respuesta normal entra en las 1.000 gratis de cada mes por número. Haz la cuenta con tus números en la calculadora de WhatsApp.
5. Después de la entrega: reseña y volver a vender
Qué hace. Al día siguiente de la entrega, un email pide una reseña en Google con el enlace directo. Y el CRM guarda el historial de cada cliente para avisarle cuando le toque volver: la revisión, el cambio de pieza, la temporada.
Con cuidado. Las campañas, solo a quien ha dado su consentimiento y con baja fácil. Y ojo con WhatsApp: un recordatorio de una cita ya reservada es un aviso de utilidad, pero un mensaje que propone volver (la revisión anual, una oferta) Meta lo cobra como marketing, a 0,0585 € por destinatario.
Las reseñas, además, pesan en cómo te encuentran en Google Maps y en lo que contestan los buscadores con IA cuando alguien pregunta por un taller en tu zona.
Lo que conviene dejar en manos del taller
- El diagnóstico técnico. Lo hace tu mecánico o tu técnico.
- Los precios personalizados y los presupuestos de averías complejas: el sistema los prepara, tú los apruebas.
- Las llamadas de quien prefiere hablar contigo.
- Los cobros sin registro.
Automatizar no es quitar a las personas del taller: es quitarles lo que no necesita a una persona.
Cuánto cuesta y cuánto tarda
| Qué | Desde (sin IVA) |
|---|---|
| Asistente de citas por WhatsApp | 1.200 € + 120 €/mes |
| Automatizar un proceso suelto (por ejemplo, los avisos de estado) | 990 € + 90 €/mes |
| Plataforma completa como la de Repalass (alta por foto, cobros, estados, CRM) | 6.000 € + 250 €/mes |
Meta cobra aparte por los mensajes de WhatsApp que envías. El precio se cierra después del diagnóstico. Más detalle en precios.
Plazos. La plataforma de Repalass tardó 16 días de la idea a producción. Para otro taller calculamos entre 3 y 6 semanas, adaptando precios, textos y envíos. Un asistente o un proceso suelto, menos.
Con tu programa de taller. Si tiene API, lo conectamos: STEL Order, Holded y Odoo la tienen. Si no, el panel puede sustituir la libreta y la hoja de cálculo sin tocar tu facturación.
Por dónde empezar
No hace falta montar las cinco a la vez. Nuestro orden habitual:
- Avisos de estado (la 4): es lo más barato y lo que antes corta las llamadas.
- Entrada con fotos (la 1), si te llegan muchos encargos por WhatsApp.
- Cobros (la 3), si se te escapan reservas o saldos.
- Asistente de WhatsApp (la 2), cuando el volumen de preguntas lo justifique.
- Reseñas y CRM (la 5), en cuanto lo demás esté rodando.
El caso: Repalass
Repalass repara palas de pádel para toda España desde Molina de Segura, unas 50 al mes antes del proyecto. Todo llegaba por WhatsApp y se apuntaba a mano. En 16 días construimos su tienda con fotos y estimador de precio, su panel de gestión de 21 pantallas y sus automatizaciones, alojados en nuestros servidores en España. De ahí nace TallerOS, nuestra plataforma para talleres.
El sistema está en fase de lanzamiento. Todavía no tenemos cifras de negocio que publicar; las daremos cuando haya un mes completo de datos reales, y no las vamos a inventar.
Prometeix es una agencia de inteligencia artificial y automatización de Murcia que dirige Alberto Rodríguez Usón. En la Región de Murcia y Alicante nos vemos en persona; en el resto de España trabajamos en remoto.
Siguiente paso
Si en tu taller el teléfono no para y quieres saber qué automatizar primero, hagamos la cuenta juntos. En un diagnóstico gratuito de 30 minutos miramos cómo te llegan hoy los encargos, qué preguntas repites y dónde se te escapan cobros. Resérvalo en prometeix.com/diagnostico.
