Respuesta corta. Automatizar los pedidos de WhatsApp al ERP es conseguir que el texto, el audio o la foto que te manda un cliente se convierta en un pedido de venta en tu ERP sin que nadie lo teclee: un agente de IA lo lee, identifica al cliente y las referencias, comprueba stock y precio y lo deja en borrador para que una persona lo apruebe. En Prometeix, agencia de IA y automatización de Murcia, lo montamos sobre la plataforma oficial de WhatsApp Business y con conexión directa a Holded, Odoo, STEL Order y Microsoft Business Central, para distribuidores de toda España. La integración parte de 2.500 € más 150 € al mes, IVA aparte, y el precio exacto se cierra tras un diagnóstico gratuito de 30 minutos.
El problema: el pedido llega como llega
En un distribuidor, el pedido no llega en un formulario. Llega como un WhatsApp con «mándame lo de siempre y 4 de la 3/8», como un audio grabado desde la furgoneta o como la foto de una libreta o de una etiqueta. Alguien de la oficina lo descifra, busca la referencia, mira la tarifa de ese cliente y lo teclea en el ERP. Ahí se van las horas y ahí se cuelan los errores.
Lo bueno es que no hace falta cambiar cómo piden tus clientes. Lo que cambia es lo que pasa después de que el mensaje llega.
Cómo funciona, paso a paso
- El cliente pide como siempre. Escribe, manda un audio o una foto a tu número de WhatsApp. El mismo sistema puede leer también pedidos por email, en PDF o desde tu tienda o portal.
- El agente lee el pedido e identifica al cliente y las referencias. Transcribe los audios y lee las fotos. Reconoce al cliente y sus referencias habituales, también cuando escribe «lo de siempre». Si algo no se entiende, pregunta al cliente o lo pasa a una persona. Nunca inventa una referencia.
- Comprueba stock y precio en tu ERP. Lee el catálogo, el stock y la tarifa y las condiciones de ese cliente directamente del ERP. El ERP sigue siendo la fuente de la verdad: no duplicamos datos en otra hoja de cálculo. Si el agente no encuentra un precio, pregunta; no lo inventa.
- Prepara el pedido en borrador en el ERP. Antes de dejarlo, un validador por código comprueba cliente, referencias, cantidades y precio contra el ERP. Si falta stock o el pedido se sale de lo normal, avisa.
- Una persona lo aprueba. Con un toque. Todo lo que toca dinero fuera de lo habitual (descuentos, precios especiales, importes o clientes que no encajan) pasa siempre por una persona. La IA propone; el código y la persona deciden.
- El cliente recibe la confirmación por WhatsApp. Un resumen del pedido y, si hace falta, el aviso de lo que no hay en stock.
Cada corrección que hace tu equipo entra en la base de conocimiento del agente: la siguiente vez, esa referencia la reconoce.
Qué automatiza y qué sigue siendo humano
| Lo hace el agente | Lo sigue haciendo una persona |
|---|---|
| Leer el pedido en texto, audio, foto o PDF | Aprobar descuentos o precios especiales |
| Reconocer al cliente y sus referencias | Revisar pedidos de importe o cliente fuera de lo habitual |
| Comprobar stock, precio y condiciones | La relación con el cliente: el comercial sigue siendo el comercial |
| Crear el pedido de venta en el ERP | Las decisiones de compra a proveedor |
| Confirmar al cliente y avisar de faltas |
Qué necesita un distribuidor para empezar
- Un ERP con acceso a sus datos. Con Holded, Odoo, STEL Order y Microsoft Business Central (en la nube) conectamos directamente por su API oficial. En Odoo Online, el acceso a la API exige el plan Custom; en Odoo.sh o instalado en tu servidor no hay ese límite. Con a3, Sage, SAP Business One y FactuSOL depende de la versión y la licencia: se revisa en el diagnóstico. Cuando un ERP no tiene API, existe la vía del intercambio de ficheros programado. Más detalle en integración con ERP.
- El catálogo, las referencias y las tarifas por cliente dentro del ERP. El agente es tan bueno como los datos que lee. Si las tarifas viven en la cabeza de un comercial, el primer trabajo es sacarlas de ahí.
- Tu número en la plataforma oficial de WhatsApp. Usamos WhatsApp Business Platform, la vía oficial de Meta. Puedes seguir con tu número actual si lo migras a la plataforma oficial; te acompañamos en la verificación de la empresa en Meta. Lo contamos en asistentes de WhatsApp con IA.
- Alguien del equipo que apruebe y compare. Durante las dos semanas en sombra, tu equipo compara cada pedido del agente con el suyo. Después, aprueba lo que se sale de lo normal.
No necesitas que tus clientes descarguen nada ni que aprendan a pedir de otra forma.
Cuánto cuesta
Precios orientativos de Prometeix, sin IVA, revisados en octubre de 2026 (todos en precios):
- Llamada de diagnóstico (30 minutos): gratis.
- Mapa de procesos y plan (cómo trabajas hoy y cómo trabajarás, en BPMN, con presupuesto cerrado): 690 €, que se descuentan si contratas.
- Integración del ERP con WhatsApp, email o tienda: desde 2.500 € + 150 €/mes.
- Agente de IA a medida (un proceso completo con validador y aprobación humana): desde 3.500 € + 150 €/mes.
La cuota mensual cubre el alojamiento en servidores propios en España, el consumo de IA, la monitorización con alertas y copias de seguridad, el soporte y uno o dos ajustes pequeños al mes. Van aparte las licencias de terceros (tu ERP, por ejemplo) y lo que Meta cobra por los mensajes.
Lo que cobra Meta por WhatsApp
Desde julio de 2025, Meta cobra por mensaje entregado y según el tipo. Tarifas oficiales para España en octubre de 2026, sin IVA:
- Mensaje de marketing: 0,0585 €.
- Mensaje de utilidad (avisos de pedido, de envío, de estado): 0,0166 €.
- Contestar a quien te escribe: gratis hasta 1.000 respuestas al mes por número.
Un cálculo de ejemplo: si además de responder envías 400 avisos de utilidad al mes, son unos 6,64 € de Meta. Haz la cuenta con tu volumen en la calculadora de coste de WhatsApp o, en el diagnóstico, la hacemos contigo.
Cómo se pone en marcha
- Diagnóstico. Vemos cómo entran hoy los pedidos, quién los teclea y dónde se pierden. Te llevas el mapa del proceso.
- Conexión con el ERP. Catálogo, referencias, tarifas por cliente y stock. El agente aprende cómo te piden tus clientes.
- Dos semanas en sombra. El agente prepara cada pedido y tu equipo lo compara con el suyo. No se enciende nada hasta que acierta: nuestro criterio es que solo avanza si acierta en el 95 % de las pruebas.
- Encendido y mejora. Los pedidos entran solos y lo raro pasa a una persona. Cada mes revisamos errores y tiempo ahorrado.
¿Cuánto tarda? Depende de tu ERP y del volumen de referencias, y lo cerramos después del diagnóstico. Lo que no negociamos son las dos semanas en sombra antes de encender.
Errores típicos al automatizar pedidos de WhatsApp
- Usar soluciones no oficiales de WhatsApp. Son más baratas al principio y te pueden cerrar el número. Con pedidos de clientes de por medio, no compensa.
- Dejar que la IA ponga precios. El precio sale del ERP. Si el agente no lo encuentra, pregunta. Un asistente que «estima» precios es un problema, no un ahorro.
- Encender sin periodo en sombra. Sin comparar con el trabajo real de tu equipo, no sabes cuánto acierta. Lo descubres con un cliente enfadado.
- Crear una segunda verdad fuera del ERP. Si el agente trabaja con una copia del catálogo en una hoja de cálculo, tarde o temprano no cuadra. El ERP manda; lo demás lee y propone.
- No decidir qué pasa con lo raro. Referencias desconocidas, cantidades extrañas, un cliente nuevo: hay que definir desde el principio que eso va a una persona.
- Dar por hecho que cualquier ERP se conecta igual. Algunos necesitan un módulo de pago del fabricante para abrir su API. Por eso lo revisamos antes de prometer nada.
- Automatizar un proceso que nadie ha dibujado. Si el proceso está mal, la IA solo lo hace mal más rápido. Por eso empezamos por el mapa.
Tus datos y el RGPD
Los teléfonos y las conversaciones de tus clientes se guardan en servidores propios en España, en nuestra infraestructura o en la tuya. Lo que pasa por un proveedor externo de IA va sin datos personales. Firmamos contrato de encargado del tratamiento (artículo 28 del RGPD). Cada cambio automático queda registrado y se puede deshacer. Y el código, los datos y la documentación son tuyos: si dejas de trabajar con nosotros, te los llevas. Más detalle en Seguridad y RGPD.
Quién lo hace: Prometeix
Prometeix es una agencia de inteligencia artificial y automatización de Murcia que dirige Alberto Rodríguez Usón. Quien hace el diagnóstico es quien lo construye: no hay un comercial que promete y un técnico que sufre.
Conocemos el problema de cerca. Desde 2025 llevamos la operativa digital de Almacenes HJ, una ferretería técnica de Medellín donde buena parte de la venta entra por WhatsApp. Allí ya vigilamos la integración con el ERP: cuando su sincronización pisaba los precios de la tienda, nuestro vigilante repuso 52 de 52 precios en minutos durante el aniversario. Siendo honestos, el asistente que convertirá sus conversaciones en pedidos está en construcción, así que todavía no tenemos cifras de pedidos automatizados que publicar, y no vamos a inventarlas.
Construimos rápido cuando el alcance está claro: la plataforma de Repalass, un taller de Molina de Segura, pasó de la idea a producción en 16 días; la de R&D Dental, en 8 semanas. Son proyectos distintos a una integración de pedidos, pero enseñan cómo trabajamos.
¿Por qué los distribuidores? Porque en un distribuidor el mismo trabajo, copiar un pedido del móvil al ERP, se repite cada día, y eso es justo lo que mejor se automatiza. Lo contamos en IA para distribuidores B2B y en la página del servicio, pedidos de WhatsApp al ERP. En la Región de Murcia y Alicante nos vemos en persona; en el resto de España trabajamos en remoto.
Siguiente paso
Si en tu oficina alguien copia pedidos del WhatsApp al ERP, hablemos. En un diagnóstico gratuito de 30 minutos vemos cómo te entran hoy los pedidos, si tu ERP se puede conectar y cuánto te costaría. Resérvalo en prometeix.com/diagnostico.
